Viele Unternehmerinnen aus Produktion und Handel investieren viel Zeit in ihre Produkte – aber zu wenig in die Preisgestaltung. Dabei entscheidet gerade die Kalkulation darüber, ob ein Produkt langfristig rentabel ist oder unbemerkt Geld verliert.
In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass selbst erfahrene Unternehmerinnen grundlegende Punkte in ihrer Kalkulation übersehen. Häufig sind es keine Rechenfehler, sondern falsche Annahmen oder veraltete Grundlagen.
Der folgende Beitrag beleuchtet die fünf häufigsten Kalkulationsfehler aus betriebswirtschaftlicher Sicht und zeigt, wie eine fundierte Preisgestaltung zur Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.
1. Im Hier und Jetzt kalkulieren
Einer der häufigsten Fehler besteht darin, Kalkulationen auf Basis vergangener Werte durchzuführen. Besonders in Zeiten schwankender Rohstoffpreise, steigender Energiekosten oder wachsender Unternehmensstrukturen kann das fatale Folgen haben.
Viele Kalkulationen beruhen auf Zahlen, die vor Monaten oder gar Jahren erhoben wurden – etwa alte Einkaufspreise, unveränderte Produktionszeiten oder veraltete Gemeinkostenanteile. Das Problem: Die tatsächlichen Kostenentwicklung läuft weiter, während die Preise stabil bleiben. So entstehen stille Margenverluste, die erst spät auffallen.
Eine zeitgemäße Kalkulation sollte immer den aktuellen Stand des Unternehmens widerspiegeln und idealerweise auch eine Prognosekomponente enthalten. Das bedeutet:
- Einkaufspreise und Lieferbedingungen regelmäßig prüfen
- Personalkosten, Energiekosten und Mieten aktualisieren
- geplante Veränderungen im Produktionsprozess oder Vertrieb einbeziehen
- bei längerfristig festgesetzten Preisen (z. B. gegenüber Handelspartnern) Puffer einplanen
Gerade in wachsenden Unternehmen ist es entscheidend, nicht nur mit dem Status quo zu kalkulieren, sondern die nahe Zukunft mitzudenken. Wer beispielsweise Personal aufbaut, Maschinen anschafft oder in neue Verpackungen investiert, muss diese Entwicklungen in der Preisstruktur vorwegnehmen.
Ein stabiler Preis entsteht also nicht durch das Festhalten an alten Daten, sondern durch das kontinuierliche Nachführen der Kalkulationsgrundlagen.
2. Kalkulatorische Kosten fehlen in der Kalkulation
Ein weiterer zentraler Punkt, der häufig übersehen wird, sind die sogenannten kalkulatorischen Kosten. Diese Positionen tauchen in keiner Buchhaltung auf, sind aber betriebswirtschaftlich unverzichtbar.
Kalkulatorische Kosten dienen dazu, sicherzustellen, dass das Unternehmen langfristig wirtschaftlich tragfähig bleibt. Sie berücksichtigen Werte, die zwar nicht direkt bezahlt werden, aber real vorhanden sind – beispielsweise der Wertverzehr von Anlagen, die Arbeitsleistung der Inhaberin oder das eingesetzte Kapital.
Zu den wichtigsten kalkulatorischen Kosten zählen:
- kalkulatorische Abschreibungen: stellen sicher, dass über den Preis die Mittel erwirtschaftet werden, um Anlagen oder Werkzeuge später zu ersetzen.
- kalkulatorischer Unternehmerlohn: erfasst die eigene Arbeitsleistung als Kostenfaktor – auch dann, wenn kein Gehalt gezahlt wird.
- kalkulatorische Zinsen: berücksichtigen die Kapitalbindung im Unternehmen, also das Geld, das in Maschinen, Rohstoffen oder Vorräten steckt.
Wer diese Posten nicht einrechnet, arbeitet oft unbemerkt unterhalb der tatsächlichen Kostengrenze.
Ein Unternehmen mag kurzfristig Gewinne ausweisen, steht aber langfristig nicht solide, weil die Substanz aufgezehrt wird.
Die Integration kalkulatorischer Kosten in die Preisgestaltung sorgt dafür, dass Produkte nicht nur kostendeckend, sondern zukunftsfähig kalkuliert sind. So wird gewährleistet, dass Ersatzinvestitionen, Liquidität und unternehmerisches Einkommen gesichert bleiben.
3. Rabatte, Retouren und Versand werden nicht berücksichtigt
In der Praxis wird häufig mit sogenannten Nettopreisen kalkuliert – ohne die Effekte von Rabatten, Versandkosten oder Retouren einzubeziehen. Diese Faktoren sind jedoch entscheidend für die reale Rentabilität eines Produkts.
Ein Produkt kann in der theoretischen Kalkulation profitabel erscheinen, während der tatsächliche Ertrag durch Aktionen, Gutscheine, Versandkosten oder Transaktionsgebühren erheblich sinkt.
Besonders im E-Commerce spielt dieser Punkt eine große Rolle: Kostenloser Versand, saisonale Rabattaktionen oder Plattformgebühren reduzieren den Gewinnanteil pro Produkt deutlich.
Um diesen Effekt zu vermeiden, sollten folgende Faktoren von Beginn an einkalkuliert werden:
- durchschnittliche Rabattquote (z. B. 5–10 %)
- Retourenquote bei bestimmten Produktgruppen (z. B. Textilien, Kosmetik)
- Versandmaterial und tatsächliche Versandkosten
- Transaktionsgebühren durch Zahlungsanbieter oder Plattformen
Ein einfaches Beispiel:
Wird ein Produkt mit 10 % Rabatt und kostenlosem Versand verkauft, reduziert sich der reale Verkaufserlös schnell um 15–20 %. Wenn dieser Abzug in der Kalkulation fehlt, sinkt die Marge direkt – meist unbemerkt.
Ein realistischer Verkaufspreis entsteht erst dann, wenn alle regelmäßig auftretenden Abzüge systematisch in der Kalkulation berücksichtigt werden.
4. Preise werden nicht regelmäßig überprüft
Preise, die über einen längeren Zeitraum stabil bleiben, wirken auf Kundinnen vertrauensbildend – betriebswirtschaftlich können sie aber gefährlich sein.
In fast allen Branchen verändern sich die Kostenstrukturen stetig. Lieferantenpreise steigen, Energie und Transportkosten schwanken, Löhne und Sozialabgaben entwickeln sich weiter. Selbst kleine Steigerungen von wenigen Prozent summieren sich über die Jahre zu erheblichen Margenverlusten.
Ein häufiger Fehler besteht darin, nur auf externe Preissteigerungen zu reagieren („Wenn der Lieferant teurer wird, passe ich an“) statt proaktiv regelmäßig zu prüfen, ob die eigenen Preise noch zum aktuellen Aufwand passen.
Empfehlenswert ist eine Preisüberprüfung mindestens einmal jährlich, besser halbjährlich. Dabei sollte nicht nur geprüft werden, ob einzelne Positionen gestiegen sind, sondern auch:
- ob sich die Produktionsprozesse verändert haben,
- ob neue Vertriebskanäle hinzugekommen sind,
- ob sich der Zielmarkt oder die Positionierung verändert hat.
Auch kleinere Preisanpassungen bei Zulieferern, Verpackungen oder Versandkosten können die Kalkulation unbemerkt verschieben. Wer seine Preise nicht laufend nachführt, gerät in eine stille Erosion der Rentabilität.
Eine regelmäßige Überprüfung der Kalkulation ist daher kein formaler Akt, sondern ein wesentliches Element der Unternehmenssteuerung.
5. Den kalkulierten Preis als Endpreis betrachten
Ein verbreitetes Missverständnis besteht darin, den kalkulierten Preis als endgültigen Verkaufspreis zu verstehen. Die Kalkulation liefert allerdings lediglich die betriebswirtschaftliche Untergrenze, also den Preis, bei dem ein Produkt kostendeckend ist und eine gewünschte Marge erzielt.
Darüber hinaus spielen strategische und marktbezogene Überlegungen eine zentrale Rolle.
Ein Preis kann – je nach Zielsetzung – bewusst oberhalb oder auch unterhalb der rechnerischen Vorgabe liegen.
Beispiele aus der Praxis:
- Ein höherer Preis kann gezielt zur Positionierung im Premiumsegment eingesetzt werden, um die Markenwahrnehmung zu stärken.
- Ein niedrigerer Preis kann in Einzelfällen strategisch sinnvoll sein, etwa beim Markteintritt oder zur Absatzsteigerung eines Schlüsselprodukts, wenn dies den Gesamtumsatz fördert.
Wichtig ist, diese Entscheidungen bewusst zu treffen – nicht aus Unsicherheit oder Vergleich mit Mitbewerbern, sondern als Teil einer klaren Preisstrategie.
Die Kalkulation bildet die Grundlage. Die Strategie legt fest, wo sich das Unternehmen im Markt positioniert. Beide zusammen ergeben einen Preis, der betriebswirtschaftlich fundiert und zugleich marktorientiert ist.
Kalkulation als Steuerungsinstrument verstehen
Die vorgestellten Fehler zeigen, dass Preisgestaltung weit mehr ist als das Addieren von Materialkosten und Arbeitszeit. Kalkulation ist ein strategisches Steuerungsinstrument, das Transparenz schafft, Entscheidungen fundiert und Planungssicherheit ermöglicht.
Eine gute Kalkulation …
- macht sichtbar, welche Produkte tatsächlich rentabel sind,
- zeigt auf, wo Kostenstrukturen verbessert werden können,
- bildet die Grundlage für Preisgespräche mit Handelspartnern oder Kundinnen,
- ermöglicht eine vorausschauende Unternehmensführung.
Die Preisgestaltung ist damit nicht nur ein operatives Thema, sondern Teil der unternehmerischen Strategie.
Fazit
Rentable Preise entstehen nicht durch Bauchgefühl oder den Vergleich mit Wettbewerbern, sondern durch nachvollziehbare betriebswirtschaftliche Strukturen.
Unternehmen, die ihre Kalkulation regelmäßig prüfen, kalkulatorische Kosten berücksichtigen und Preisentscheidungen strategisch treffen, sichern nicht nur ihre aktuelle Rentabilität, sondern auch ihre Zukunftsfähigkeit.
Wer die eigene Preisgestaltung als Managementinstrument versteht, gewinnt Entscheidungsfreiheit:
zwischen Wachstum, Stabilität und gezielter Marktpositionierung.
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