Als selbstständige Frau möchtest du von deiner Arbeit gut leben können – ohne deine Leistung unter Wert zu verkaufen. Doch gerade bei der Stundensatzkalkulation lauern viele Stolperfallen, die langfristig zu finanziellen Engpässen führen können. In diesem Artikel zeige ich dir die häufigsten Fehler auf und gebe dir praxisnahe Tipps, wie du sie vermeidest.
Warum mir das Thema Stundensatzkalkulation so wichtig ist
In vielen Dienstleistungsbereichen ist der Stundensatz eine gängige Abrechnungsmethode oder zumindest die Grundlage für weitere Preisberechnungen. Meiner Masterarbeit habe ich über dieses Thema verfasst und mich dabei intensiv mit den Herausforderungen bei der Kalkulation auseinander gesetzt. Vorallem, weil es ein Thema mit Wirkung ist!
Wir dürfen nicht vergessen, dass der Stundensatz zusammen mit unserer Arbeitszeit die Grundlage für den Umsatz und damit für unser Einkommen ist – wer falsch kalkuliert gefährdet sein Einkommen!
Bei meiner Recherche zu dem Thema habe ich folgende Entdeckungen gemacht:
- Frauen kalkulieren anders als Männer
- Frauen setzten im Schnitt geringere Stundensätze an als Männer
- Frauen haben häufiger als Männer mit einem prekären Einkommen aus ihrer Selbstständigkeit zu kämpfen
Als ebenfalls Selbstständige Frau möchte ich dies ändern.
Die häufigsten Fehler
Keine korrekte Kostenaufstellung
Viele selbstständige Frauen kalkulieren mit reduzierten Kosten und nicht mit dem was sie tatsächlich für ein gesundes Leben brauchen. Argumente sind dann z. B. "Ich kann ja von meinen Kunden nicht verlangen, dass sie mein Hobby bezahlen." oder ähnliches. Das ist falsch! Eine Kalkulation sollte immer auf den tatsächlichen Kosten beruhen, die dir ein gesundes Einkommen sichern und dir helfen, dein Unternehmen am Leben zu erhalten und zu entwickeln. Es nützt deinem Kunden ja auch nichts, wenn du nach 6 Monaten dicht machst, weil dein Einkommen zu gering ist oder du einen Burnout hast. Auf sich selbst und ein gesundes Business zu achten, ist aktiver Kundenservice! Denn nur so kannst du Bestleistungen vollbringen! Achte also darauf, eine Kostenaufstellung für dich und dein Business zu machen, die es dir ermöglicht gesund und zufrieden zu leben, dein Business zu entwickeln, Rücklagen aufzubauen und fürs Alter vorzusorgen.
Du verwechselst Stundensatz mit Stundenlohn
Du berechnest das pro Stunde, was du vorher bei deinem Arbeitgeber erhalten hast? Leider lassen sich Bruttolöhne nicht mit den Ausgaben die du als Selbstständige hast vergleichen. Abgesehen davon, dass du so deinen Lebensstandart nicht an deine Bedürfnisse anpassen kannst. Nutze als Grundlage deiner Kalkulation niemals deinen ehemaligen Brutto- oder Netto-Lohn! Denn dieser berücksichtig nie alle deine Ausgaben. Einfachstes Beispiel: Deine Krankenversicherungskosten sind nur zur Hälfte im Brutto-Lohn enthalten, den Rest zahlt dein Arbeitgeber. Abgesehen davon, dass sich diese in der Selbstständigkeit verändern können, rechnest du also auch nur mit der Hälfte der Kosten.
Du unterschätzt deine nicht abrechenbaren Zeiten
Viele selbstständige Frauen überschätzen die Arbeitszeit die Ihnen tatsächlich für die Kundenarbeit zur Verfügung steht. Insbesondere Mütter laufen hier Gefahr, sich komplett zu verkalkulieren. Ich kenne das! Heute schreibe ich diesen Artikel, was ich eigentlich gestern tun wollte, da war allerdings mein Sohn spontan einen Tag nicht in der Schule - schon hat sich der Plan stark verschoben. Überlege dir genau, wieviele Tage dir im Jahr oder Monat wirklich zum Arbeiten zur Verfügung stehen! Beachte dabei auch gesunde Urlaubszeiten, Brückentage, Ferien, potenzielle Krankentage, etc. Überlege dir genau, wieviele deiner verfügbaren Arbeitsstunden du für deine eigenen Themen brauchst! Z. B. für Kundenakquise, Werbung, Buchhaltung oder zum Blog-Artikel schreiben. Übrigens, mit dem Glaubenssatz "Ich kann ja auch im Bett arbeiten, wenn ich krank bin" haben sich schon viele einen Burnout erarbeitet!
Du berücksichtigst keine Rücklagen und Investitionen
Waschmaschine kaputt und nun? Oder schlimmer noch: Laptop kaputt - was jetzt? Rücklagen sind essentiell und keine Option! Du brauchst zwingend Rücklagen, ideal in Höhe der Fixkosten von 3-6 Monaten, um kaputtes zu ersetzen, bei Krankheit oder Urlaub geschützt zu sein oder für sonstige Katastrophen. Außerdem brauchst du Budget für Investitionen. Das Laptop wird zu langsam? Du brauchst eine professionelle Videoausstattung? Einen höhenverstallbaren Schreibtisch? Investitionen in unser Business sind ebenfalls essentiell - nur so können wir am Markt bestehen!
Du glaubst, deine Kunden zahlen das nicht
Das erlebe ich ganz oft, dass meine Kundinnnen sich unbewusst selbst bei der Kalkulation manipulieren. Der Gedanke "Das kann ich nicht nehmen, dass zahlen meine Kunden nicht - ich muss meine Kosten minimieren!" ist stets präsent. Ja, es ist gut und richtig seine Kosten im Blick zu haben und keine Höhenflüge zu haben - aber genauso wichtig ist es, ein gesundes und tragfähiges Business zu haben und dafür braucht es Preise, die einen gesunden Lebensstil ermöglichen. Das spannende ist: Die Zahlungsbereitschaft von Kunden ist unglaublich variabel! Was der eine niemals ausgeben würde ist für den anderen ein Spottpreis! Es geht also weniger darum, den Preis anzupassen - sondern mehr darum die richtige Zielgruppe und die richtige Kommunikation zu finden.
Steuerwissen
Im Bereich der Steuern habe ich schon viele Fehler gesehen. Die häufigsten Probleme entstehen bei der Unterscheidung der Steuerarten, z. B. habe ich schon häufiger die Aussage gehört: "Ich zahle ja keine Steuern, weil ich die Kleinunternehmerregelung nutze." Das ist schlicht falsch, weil die Kleinunternehmerregelung lediglich die Umsatzsteuer betrachtet, aber nicht die Einkommensteuer. Weitere häufige Herausforderungen: Die Einkommensteuer wird bei der Kalkulation vergessen oder nicht richtig berechnet, bei Nutzung der Kleinunternehmerregelung wird vergessen, die betrieblichen Kosten inkl. Umsatzsteuer zu rechnen, die Gewerbesteuer für vergessen oder Umsatz- und Einkommensteuer werden in einen Topf geworfen oder verwechselt.
Deine Kalkulation ist die Grundlage für den finanziellen Erfolg deiner Selbstständigkeit!
Du solltest diese daher nicht dem Zufall überlassen! Eine unvollständige Kalkulation hat fast immer zur Folge:
- dass dein Einkommen nicht ausreicht.
- dass du im "selbst und ständig" landest.
- dass du finanzielle Probleme hast.
- dass du deine Ziele nicht erreichst.
- dass du unzufrieden und unglücklich in deiner Selbstständigkeit bist.
- dass du mehr arbeitest als es dir gut tut.
- dass du nicht das Leben lebst, dass du dir wünscht.
Ach übrigens.....
ein gesund kalkulierter Stundensatz ist die Basis! Er muss aber nicht dein Endpreis sein. Je nach Zielgruppe, Können, Erfahrung, Service und Angebot kann dein tatsächlicher Preis weit darüber liegen! Dennoch ist der Stundensatz essentiell, schon alleine damit du weißt, unter welchem Preis du niemals verkaufen solltest. Eine fundierte Stundensatzkalkulation hilft dir außerdem deine Kosten zu verstehen, die Grundlagen für Rücklagen und Altersvorsorge zu legen und deine Finanzen im Blick zu haben.
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