Was sind kalkulatorische Kosten – und warum du sie unbedingt kennen solltest
Wenn du Preise kalkulierst – egal ob für Dienstleistungen oder Produkte – ist eine betriebswirtschaftliche Größe besonders wichtig und gleichzeitig oft total unterschätzt: kalkulatorische Kosten.
Viele schauen beim Thema Kosten nur auf das, was sie „wirklich“ bezahlen – also was auf dem Konto landet oder vom Konto abgeht und Zahlen, die ihre Buchhaltung ihnen vorgibt. Doch in der Preisgestaltung zählen nicht nur die sichtbaren, sondern auch die versteckten Kosten. Und genau hier kommen kalkulatorische Kosten ins Spiel.
In diesem Artikel zeige ich dir, was kalkulatorische Kosten sind, welche Arten es gibt und warum sie für eine realistische und nachhaltige Kalkulation absolut entscheidend sind.
Was sind kalkulatorische Kosten überhaupt?
Kalkulatorische Kosten sind Kosten, die in der Buchhaltung so nicht auftauchen, aber in deiner Preiskalkulation berücksichtigt werden sollten, um ein realistisches Bild deiner Wirtschaftlichkeit zu bekommen.
Sie spiegeln auf betriebswirtschaftlicher Ebene den tatsächlichen Werteverzehr oder Aufwand wider – selbst wenn dafür keine tatsächliche Zahlung erfolgt.
Ein Beispiel: Du nutzt deinen privaten Laptop für dein Business. Du zahlst keine Miete dafür, klar – aber wirtschaftlich gesehen nutzt du ein Gerät ab, das irgendwann ersetzt werden muss. Diese „Abnutzung“ sollte in deiner Kalkulation auftauchen – und das ist eine kalkulatorische Abschreibung.
Die wichtigsten Arten kalkulatorischer Kosten
Hier sind die häufigsten kalkulatorischen Kosten, die du als Selbstständige unbedingt kennen (und berücksichtigen!) solltest:
1. Kalkulatorische Abschreibungen
Du nutzt Arbeitsmittel, Geräte oder Maschinen, wie Laptops, Drucker, Bildschirme, Nähmaschinen, Fahrzeuge oder Kameras? Dann ist es sinnvoll, nicht nur den Anschaffungspreis, sondern die jährliche oder monatliche Abnutzung in deine Preise einzukalkulieren – selbst wenn du die Kosten schon längst gezahlt hast. Schließlich wirst du diese irgendwann ersetzen müssen. Genau dafür sind die kalkulatorischen Abschreibungen da – sie helfen dir dabei Geld zu verdienen, dass du für den Ersatz wichtiger Arbeitsmittel nutzen kannst.
Ein Beispiel:
Du nutzt einen Laptop, diesen hast du längst bezahlt und selbst in den buchhaltärischen Abschreibungen ist er nicht mehr vorhanden. Kalkulierst du nun einen Preis und berücksichtigst diesen Laptop dabei nicht, so bildet der Preis nicht deine tatsächlichen Kosten ab. Du bist also zu günstig und musst du diesen Laptop ersetzen, fehlt schlimmstenfalls das Geld dafür. Um dies zu vermeiden schaust du dir bei deiner Kalkulation alle Betriebsmittel an, überlegst zu wann du diese ersetzen musst und was sie zu dem Zeitpunkt kosten könnten. Aus den voraussichtlichen Anschaffungskosten geteilt durch die voraussichtliche Dauer bis zur Anschaffung ergeben sich dann die kalkulatorischen Abschreibungen, die du einkalkulierst und die dir helfen das notwendige Geld dafür zu erwirtschaften.2. Kalkulatorischer Unternehmerlohn
Du zahlst dir noch kein Gehalt aus oder nur ein sehr niedriges, weil das Unternehmen noch nicht genug abwirft? Oder du bist Einzelunternehmerin oder Freiberuflerin? Dann ist der kalkulatorische Unternehmerlohn interessant für dich.
Der kalkulatorische Unternehmerlohn ist ein fiktiver Lohn, der in der Kalkulation eingesetzt wird, wenn es keinen oder einen nur geringen Lohn gibt. Auch für Einzelunternehmerinnen und Freiberuflerinnen, die ihr Einkommen aus den Gewinnen beziehen ist es eine wichtige Zahl, um das eigene Einkommen einzukalkulieren. In meinen eBooks zeige ich dir übrigens ganz genau, wie das mit den kalkulatorischen Kosten funktioniert und was du beachten musst. Für einen Blogartikel sprengt das leider den Rahmen.
3. Kalkulatorische Miete
Du nutzt einen Raum in deiner Wohnung oder deinem Haus für dein Business? Selbst wenn du keine offizielle Miete zahlst, entstehen dir Nutzungskosten. Für die Kalkulation solltest du dir überlegen: Was würde mich dieser Raum kosten, wenn ich ihn mieten müsste? Oder was entgeht mir an privatem Nutzen?
Vielleicht fragst du dich gerade, ob das nicht übertrieben ist? Nein, ist es nicht. Eine kalkulatorische Miete ist sinnvoll um sich den Marktpreisen anzupassen, schließlich zahlen andere Mieträume und nehmen sonst höhere Preise als du. Weiterhin gleicht die kalkulatorische Miete deine Zusatzausgaben aus, wer Zuhause arbeitet verbraucht z. B. mehr Heizkosten, Toilettenpapier, Wasser und Strom, etc.
4. Kalkulatorische Zinsen
Du hast Kapital im Unternehmen – z. B. durch Eigeninvestitionen oder Geld, das du nicht anderswo angelegt hast? Dann solltest du eine kalkulatorische Verzinsung einrechnen. Denn dein Kapital hat einen „Preis“ – die entgangenen Zinsen oder Investitionsmöglichkeiten.
Das ist besonders sinnvoll, wenn du langfristige Investitionen planst oder deine Preise mit anderen Anbietern vergleichen willst, die mit Fremdkapital arbeiten.
Warum kalkulatorische Kosten für deine Preisstrategie so wichtig sind
Viele kalkulieren ihre Preise knapp, orientieren sich an Mitbewerberinnen oder glauben, sie dürften nicht „zu teuer“ sein. Aber: Wenn du die kalkulatorischen Kosten ignorierst, täuscht du dich selbst. Du denkst, dein Business sei rentabel – aber in Wahrheit fehlen Rücklagen, dein Unternehmerinnenlohn oder deine Zeit wird nicht bezahlt, und du hast keinen Spielraum für Investitionen oder Pausen.
Besonders kritisch:
Wenn du irgendwann wachsen willst – z. B. durch ein Team, mehr Sichtbarkeit oder neue Produkte – brauchst du finanziellen Spielraum. Und den bekommst du nur, wenn deine Preise wirklich alle Kosten tragen – auch die unsichtbaren.
Fazit: Kalkulatorische Kosten sind kein Spielkram – sie sind notwendig
Wer Preise kalkuliert, ohne kalkulatorische Kosten zu berücksichtigen, rechnet sich sein Business schön – aber nicht gesund. Wenn du langfristig erfolgreich und finanziell stabil arbeiten willst, solltest du diese Kostenarten fest in deine Preisstrategie integrieren.
Ich unterstütze selbstständige Frauen und Unternehmerinnen dabei, genau das zu tun: realistisch, fair und nachhaltig zu kalkulieren. Du bekommst bei mir keine theoretischen Rechenmodelle, sondern echte, praxisnahe Unterstützung auf Augenhöhe.
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