Die Zuschlagskalkulation ist eine der bekanntesten Methoden zur Preisberechnung. In der Praxis scheitern jedoch viele kleine Unternehmen nicht an der Idee dahinter, sondern an ihrer Komplexität. In diesem Artikel zeige ich dir, wie die Zuschlagskalkulation funktioniert – und wie kleine Unternehmen sie für sich praktisch umsetzen können.
Ich begleite seit mehreren Jahren kleine, inhabergeführte Produktunternehmen bei ihrer Preisgestaltung. Dabei sehe ich immer wieder dasselbe Muster: Die klassische Zuschlagkalkulation ist für viele kleine Unternehmen schlecht umsetzbar, weil die vorliegenden Daten aus der Buchhaltung nur aufwendig aufzubereiten sind und das Kalkulationsschema zu komplex ist. Wenn die Kalkulation dann einmal aufwendig erstellt ist, wird sie oft nicht mehr gepflegt oder nur unzureichend – was sich direkt negativ auf Rentabilität und Gewinn auswirkt.
In diesem Blogartikel zeige ich dir, wie die Kalkulation funktioniert und wie du sie für dich umsetzen kannst – weniger aufwendig und genauso gut.
Was ist die Zuschlagskalkulation?
Die Zuschlagskalkulation ist eine Methode, um Verkaufspreise systematisch zu berechnen. Die Grundidee ist einfach:
Neben den direkten Kosten eines Produkts (z. B. Material) gibt es viele weitere Kosten im Unternehmen, die ebenfalls gedeckt werden müssen. Diese sogenannten Gemeinkosten werden anteilig auf die Produkte verteilt – über Zuschläge.
Statt Preise „nach Gefühl“ festzulegen oder pauschal einen Faktor auf die Materialkosten zu schlagen, soll die Zuschlagskalkulation dafür sorgen, dass:
- alle Kosten berücksichtigt werden
- und jedes Produkt seinen fairen Anteil trägt.
Wenn du dich noch einmal genauer mit dem Unterschied zwischen Einzel- und Gemeinkosten beschäftigen möchtest, findest du dazu bereits einen eigenen Artikel auf meinem Blog, den ich dir hier verlinke.
Für wen ist Zuschlagskalkulation grundsätzlich geeignet?
Zuschlagskalkulation wird oft mit großen Produktionsbetrieben in Verbindung gebracht. Das schreckt viele kleine Unternehmen direkt ab – zu Unrecht.
Grundsätzlich eignet sich diese Art der Kalkulation für Unternehmen:
- die Produkte oder Dienstleistungen in der Einzel-, Serien- oder Mischfertigung herstellen,
- wie im Handwerk, Maschinenbau, Dienstleistungssektor, öffentlichen Verwaltung und bei der Kalkulation von Angebotspreisen
- und ihre Preise nicht dem Zufall überlassen wollen.
Auch kleine Unternehmen können mit Zuschlagskalkulation arbeiten –
entscheidend ist allerdings, wie detailliert und komplex sie umgesetzt wird.
So ist die klassische Zuschlagskalkulation aufgebaut
In der klassischen Form wird die Kalkulation in mehrere Schritte unterteilt:
Einzelkosten erfassen
Das sind Kosten, die du einem Produkt direkt zuordnen kannst – zum Beispiel Material, Zukaufteile oder Verpackung
Gemeinkosten sammeln
Dazu zählen unter anderem Miete, Strom, Versicherungen, Marketing, Buchhaltung, Software oder auch Personalkosten und der Unternehmerlohn. Klassisch werden diese noch unterschieden in Materialgemeinkosten, Fertigungsgemeinkosten und Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten.
Zuschläge berechnen
Die Gemeinkosten werden prozentual auf die Einzelkosten verteilt. Typisch sind z. B.:
- Materialgemeinkostenzuschläge
- Fertigungsgemeinkostenzuschläge
- Verwaltungs- und Vertriebszuschläge
Selbstkosten, Gewinn und Verkaufspreis ermitteln
Am Ende ergibt sich aus den Einzelkosten plus den Zuschlägen der Gemeinkosten und einem gewünschten Gewinn der Barverkaufspreis. Ergänzt um mögliche Skonti, Rabatte und Provisionen der Angebotspreis.
Auf dem Papier ist das logisch und nachvollziehbar.
In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass in vielen kleinen Unternehmen die Kosten nicht in einer Form vorliegen, die zu dieser Kalkulation passt. Warum das kein Problem ist, zeige ich dir noch.
Das größte Praxisproblem: fehlende Kostenrechnung
In der Realität arbeiten viele kleine Unternehmen ohne eigene Kostenrechnung.
Die Zahlen für die Kalkulation stammen direkt aus der Buchhaltung.
Das Problem dabei:
- Buchhaltungsdaten sind nicht für eine Zuschlagskalkulation aufbereitet und ohne Aufwand, lassen sich die Kosten nicht einzelnen Produkten, Abteilungen oder Prozessen zuordnen – das ist allerdings für die klassische Zuschlagkalkulation Voraussetzung.
- Kosten sind nicht sauber getrennt oder strukturiert
Zusätzlich fehlen oft wichtige Informationen, zum Beispiel:
- Produktionszeiten einzelner Produkte
- realistische Durchschnittswerte
- Vergleichswerte über mehrere Monate
Diese Daten müssten erst mühsam erarbeitet werden.
Und damit stellt sich eine ganz entscheidende Frage: Steht dieser Aufwand in einem sinnvollen Verhältnis zum Nutzen?
In den meisten kleinen Unternehmen lautet die ehrliche Antwort: nein.
Warum Vereinfachung oft die bessere Lösung ist
Gerade bei kleinen Produktunternehmen führt eine sehr detaillierte Zuschlagskalkulation häufig zu einem hohem Zeitaufwand, einer hohen Fehleranfälligkeit und scheinbarer Genauigkeit, die in der Praxis nicht genutzt wird. Durch die Komplexität wird sie außerdem nur selten aktualisiert, wodurch es schnell passieren kann, dass Preise unrentabel werden – ohne das es auffällt.
Eine vereinfachte Zuschlagskalkulation dagegen:
- ist schneller umsetzbar
- leichter nachvollziehbar
- deutlich alltagstauglicher
- und leichter zu pflegen.
Das gilt besonders bei kleinen Stückzahlen und hochwertigen Produkten oder bei schwankenden Kosten oder Umsätzen.
Hier ist „leicht umsetzbar“ oft wertvoller als theoretisch perfekt.
Je komplizierter oder umfangreicher, desto professioneller?
Suchen wir im Internet nach Produkt- oder Preiskalkulation finden wir direkt das klassische Schema der Zuschlagkalkulation – dann ist das doch das einzig richtige, oder? Jein. Wir dürfen immer nicht vergessen, dass dieses Schema aus der betriebswirtschaftlichen Lehre kommt – die nunmal auf mittelständische und große Unternehmen ausgerichtet ist. Für diese Unternehmen, die in der Regel zusätzlich zur Buchhaltung über eine Kostenrechnung (hier werden die Kosten bestimmten Produkten, Prozessen oder Abteilungen zugeordnet und nicht nur auf buchhaltärische Konten verteilt) verfügen. Diese Kostenrechnung ist die Grundlage für die klassische Zuschlagskalkulation. Ist sie nicht vorhanden und muss für jede Kalkulation die Buchhaltung aufwendig z. B. in Exceltabellen umstrukturiert werden. Ein Aufwand, der viel Zeit und Kapazitäten raubt. Für kleine Unternehmen ist dieser Aufwand allerdings meist nicht möglich.
Eine Kalkulation bringt dir nur dann etwas, wenn du sie regelmäßig ohne enormen Aufwand Aktualisieren kannst, denn Preise und Kosten ändern sich ständig.
Eine Excel-Tabelle, die zwar korrekt aufgebaut ist, aber niemand mehr anfassen möchte, hilft deinem Unternehmen nicht weiter.
Die große Sorge besteht meist darin, dass der Preis zu ungenau ist, wenn man nicht dem klassischen Schema folgt. Diese Sorge ist bei kleinen Unternehmen allerdings unbegründet.
Meine Empfehlung: eine vereinfachte Zuschlagskalkulation
Für kleine Unternehmen empfehle ich eine vereinfachte Form der Zuschlagskalkulation, bei der die Gemeinkosten sinnvoll zusammengefasst werden, mit realistischen Durchschnittswerten gearbeitet wird und der Fokus auf wirtschaftlicher Tragfähigkeit liegt – nicht auf theoretischer Perfektion, bei einer gesunden Aufwand/Nutzenverteilung.
Das Ziel ist nicht, jeden Cent mathematisch exakt zu verteilen.
Das Ziel ist, Preise zu entwickeln, die:
- deine Kosten decken
- Gewinn und Wachstum ermöglichen
- und zu deiner Preisstrategie passen.
Wenn du dich tiefer mit Preisstrategien beschäftigen möchtest, findest du dazu ebenfalls einen eigenen Artikel auf meinem Blog.
Für wen diese vereinfachte Kalkulation besonders geeignet ist
Diese Art der Kalkulation passt besonders gut für:
- kleine handwerkliche Betriebe
- Manufakturen
- DIY-Labels
- Unternehmerinnen die ihre Produkte selbst herstellen oder im eigenen Namen produzieren lassen
Kurz gesagt: für alle, die keine Controlling-Abteilung, aber trotzdem den Anspruch haben, profitabel zu arbeiten.
Kostenlose Kalkulationstabelle zur vereinfachten Zuschlagskalkulation
Genau aus diesem Grund habe ich eine kostenlose Kalkulationstabelle entwickelt, die auf einer vereinfachten Zuschlagslogik basiert – speziell für kleine Produktunternehmen.
Die Tabelle:
- ist Schritt für Schritt aufgebaut
- kommt ohne Fachchinesisch aus
- und lässt sich sofort anwenden
Wenn du deine Preise überprüfen oder neu kalkulieren möchtest, ist sie ein idealer Einstieg.
Hier kannst du dir die kostenlose Kalkulationstabelle herunterladen.
Fazit
Die Zuschlagskalkulation ist ein sinnvolles Werkzeug.
Aber sie muss zur Größe und Realität deines Unternehmens passen.
Nicht die komplizierteste Kalkulation entscheidet über deinen Erfolg –
sondern eine, die du verstehst und im Alltag nutzt.
Gerne helfe ich dir dabei, eine sinnvolle Kalkulation aufzubauen und mit Hilfe von Preis- und Verkaufspsychologie deine Produkte besser zu verkaufen.
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